Wyższy poziom zarządzania w Instytucie Humanites dzięki wdrożeniu Salesforce

Instytut Humanites to organizacja pożytku publicznego wspierająca rozwój społeczeństwa i kapitału społecznego oraz jego transformację w obliczu globalnych trendów, a w szczególności skutków Rewolucji Technologicznej. Najbardziej znane programy to: Dwie godziny dla rodziny, APLO oraz Konferencje liderów biznesu.

Wyzwania

Instytut Humanites nie posiadał jednego systemu umożliwiającego łatwe zarządzanie danymi swoich klientów oraz innymi informacjami ważnymi z punktu widzenia prowadzonych projektów. Posiadane przez Instytut Humanites dane były rozproszone i znajdowały się w różnych bazach oraz plikach. Dodatkowo organizacja poszukiwała narzędzia umożliwiającego szybkie i proste tworzenie wiadomości elektronicznych oraz wysyłanie ich w zautomatyzowany sposób do wyselekcjonowanej grupy odbiorców. Głównym celem projektu było wdrożenie rozwiązania pozwalającego na import własnych danych do jednej wspólnej bazy, a także późniejszą ich integrację z rozwiązaniami stworzonymi w WordPress oraz wygodny podgląd danych finansowych organizacji.

Rozwiązania

Zespół projektowy przygotował rozwiązanie działające na platformie Salesforce z zainstalowanym dodatkowym pakietem Nonprofit Success Pack. Dzięki wykorzystanemu rozwiązaniu Instytut Humanites uzyskał możliwość przechowywania wszystkich informacji związanych z organizacją w jednej, uporządkowanej bazie danych. Z tym przedsięwzięciem wiązało się zaprojektowanie modelu danych dla fundacji oraz odtworzenie go na platformie Salesforce. Projekt zakładał dostarczenie mechanizmu do importowania danych ze wszystkich zewnętrznych źródeł, które Instytut utrzymywał do tej pory.

Kolejnym istotnym elementem rozwiązania był moduł do korespondencji. Instytut Humanites posiada bardzo szeroką bazę partnerów, z którymi utrzymuje stały kontakt dlatego była to bardzo ważna część projektu. Kluczowym elementem było skumulowanie informacji wykorzystywanych przez Instytut w jedno spójne miejsce łatwo dostępne dla każdego pracownika fundacji. Projekt miał oczywiście też część organizacyjną, na którą składało się utworzenie reprezentacji użytkowników systemu z odpowiednim poziomem dostępu. Rozwiązanie zostało wykonane zgodnie z wcześniejszymi założeniami.

Efekty

W CRMie został przygotowany pełen model bazy danych, który zawierał wszystkie niezbędne dane historyczne potrzebne Instytutowi Humanites, a dzięki temu, że jest on skalowalny, ułatwi to jego obsługę w przyszłości. W efekcie Instytut Humanites zyskał możliwość generowania wszelkiego rodzaju raportów dla kierowników projektów oraz zarządu, co znacznie zmniejszyło nakład pracy poszczególnych członków zespołu.

Dodatkowo do dyspozycji organizacji została oddana zaawansowana platforma dostępna dla wszystkich pracowników. Natomiast integracja ze sklepem internetowym pozwoliła na monitorowanie finansów dla spływających zamówień. Został stworzony także komponent umożliwiający automatyzację wysyłania spersonalizowanych wiadomości do określonej grupy odbiorców. Dzięki wdrożeniu Salesforce w organizacji Instytut Humanites wszedł na wyższy poziom w zarządzaniu danymi swoich klientów, projektów, programów i finansów.