Neue Aufgaben stapeln sich auf der To-Do-Liste, die Deadlines sind unerbittlich und wir spüren den Atem eines weiteren großen Projekts im Nacken — und doch haben wir uns kürzlich versprochen, im Voraus mit den Vorbereitungen zu beginnen! An diesem Punkt kommen weitere Symptome auf uns zu: Wir haben einen zerrissenen Kopf und wissen nicht, in was wir unsere Hände stecken sollen. Das heißt, wir leiden höchstwahrscheinlich unter Problemen mit der Arbeitsorganisation.
Egal, ob es sich um Aufgaben im Unternehmen, die Erfüllung der täglichen Pflichten oder um persönliche Ziele handelt - trotz des Wunsches und der unerschöpflichen Kreativität können wir manchmal einfach nicht alles bewältigen. Wir haben das Gefühl, die Situation unter Kontrolle zu haben - schließlich sieht unser Aktionsplan aus wie eine Wand im Zimmer eines Privatdetektivs. Nur eine Reise genügt und wir landen unter einem Haufen unerledigter Aufgaben, und gute Ideen, die es zu verwirklichen gilt, müssen sich angesichts unseres Unwohlseins von uns verabschieden. Der Hauptgegner beim Streben nach hoher Produktivität ist meistens die falsche oder unsachgemäße Arbeitsorganisation. Sie ist es, die unsere Beine unter unsere Füße legt, uns mit zu langen Pausen verführt oder die Zeitwahrnehmung beeinflusst. Dies ist jedoch kein zum Scheitern verurteilter Kampf — man muss nur genug sagen! Erfahren Sie, wie Sie Ihre Organisation bei der Arbeit verbessern können — Sie müssen nicht auf dem Kopf stehen, um erfolgreich zu sein!
Was ist die Arbeitsorganisation?
Die Arbeitsorganisation ist ein weit gefasstes Konzept. Wenn wir also hören, dass wir es verbessern sollten, können wir unsere Hände ausbreiten und fragen: „Okay, aber wo genau fangen wir an?“ Im Allgemeinen ist Arbeitsorganisation ein System von Prinzipien, Methoden und Aktivitäten aller Art, die ein Hauptziel haben — unsere tägliche Arbeit zu optimieren und es uns zu ermöglichen, die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen. Verbesserung der Produktivität Die Arbeitsorganisation ist genauso wichtig wie das Wissen, die Fähigkeiten und die Erfahrung, die wir haben. Deshalb sollten wir diesen Aspekt unserer täglichen Arbeit nicht vernachlässigen.
Die Arbeitsorganisation selbst kann weiter in zwei Schlüsselzonen unterteilt werden: die Organisation des Arbeitsplatzes und die Arbeitszeit.
Organisation des Arbeitsplatzes
Die Frage der Aufrechterhaltung der Ordnung am Arbeitsplatz — und insbesondere am Schreibtisch, an dem wir täglich arbeiten — hat die größten Köpfe der wissenschaftlichen Welt bewegt. Albert Einstein sagte einmal: „Wenn ein unordentlicher Schreibtisch ein Zeichen für einen verwirrten Geist ist, welches Zeichen ist dann ein leerer Schreibtisch?“ Obwohl dieses Zitat in einer Situation, in der es in unseren Büroräumen zu einer vorübergehenden Störung kommt, perfekt funktioniert, sollten wir bedenken, dass unsere unmittelbare Umgebung — sowohl bei der Arbeit als auch zu Hause — einen großen Einfluss auf die Effizienz unserer Aktivitäten hat. Wenn Sie die Organisation Ihrer Arbeit verbessern möchten, lohnt es sich zunächst, auf die gute Organisation des Raums zu achten. Ordnung auf dem Schreibtisch, getrennte Dokumente an Ort und Stelle und gut markierte Dateien auf der Festplatte — all dies kann wesentlich dazu beitragen, unsere Konzentration zu verbessern, möglichen Stress zu reduzieren und vor allem die Produktivität zu steigern.
Organisation der Arbeitszeit
Die zweite wichtige Phase der Verbesserung der Arbeitsorganisation ist die bessere Organisation unserer Zeit. Trotz der aufrichtigen Wünsche, der getroffenen Maßnahmen und der Menge an getrunkenem Kaffee - niemand hat es bisher geschafft, den Tag zu verlängern - hat sie immer nur 24 Stunden Zeit. Sofern wir es nicht endlich schaffen, den Mars zu kolonisieren, haben wir zusätzliche... 40 Minuten zur Verfügung. Bis dahin müssen wir mit der Zeit, die wir haben, klug umgehen.
In Zeiten ewiger Eile, des Strebens nach Selbstverwirklichung und Aufgaben, die „für gestern“ erledigt werden müssen, ist ein gutes Zeitmanagement notwendig. Um Ihre Arbeitsorganisation zu verbessern, lohnt es sich, mit einer gründlichen und vernünftigen Planung der Ziele zu beginnen. Die Auswahl und Implementierung einer für unseren Arbeitsstil geeigneten Zeitmanagementmethode ist noch nicht abgeschlossen. Ebenso wichtig ist es, den Fortschritt regelmäßig zu überwachen und zu reagieren, wenn nicht alles so funktioniert, wie es sollte.
Vorteile einer Verbesserung der Arbeitsorganisation
Lohnt es sich, Ihre Arbeitsorganisation ständig zu verbessern? Natürlich! Das Ergebnis eines besseren Zeit- und Verantwortungsmanagements wird die Fähigkeit sein, dieselben Aufgaben mit weniger Aufwand und Zeit auszuführen oder mehr Aufgaben mit der gleichen Menge an Ressourcen auszuführen.
Die Verbesserung der Arbeitsorganisation erhöht unsere Produktivität und die Chancen, bessere Ergebnisse zu erzielen, und wirkt sich folglich auf unsere Arbeitszufriedenheit und Motivation aus, die nächsten Ziele zu erreichen. Eine bessere Arbeitsorganisation bedeutet auch mehr Chancen, Stresssituationen zu vermeiden und zu vermeiden, unter Druck zu handeln, was sich negativ auf die Endergebnisse unseres Handelns auswirken kann.
Was sind die Merkmale einer effektiven Arbeitsorganisation?
Wenn unser Ziel eine bessere Arbeitsorganisation ist, sollten wir uns auf Folgendes konzentrieren:
- Ein Ziel setzen — zunächst müssen Sie das spezifische Ziel definieren, das Sie erreichen möchten.
- Planung — Um das gesteckte Ziel zu erreichen, müssen wir geeignete Maßnahmen ergreifen und festlegen, in welchem Zeitrahmen wir sie abschließen können.
- Entscheidungsfindung — es ist äußerst wichtig, Prioritäten zu setzen und die Zeit einzuplanen, die für die Erledigung der einzelnen Aufgaben innerhalb des Ziels erforderlich ist.
- Überwachung — Wenn es uns gelingt, ein Ziel zu setzen, einen Plan auszuarbeiten und Zeit und Ressourcen zu verwalten, sollten wir uns darauf konzentrieren, den Fortschritt und die Wirksamkeit der gewählten Strategie zu überwachen.
Was wirkt sich negativ auf die Arbeitsorganisation aus?
Die negativen Auswirkungen auf die Qualität unserer Arbeitsorganisation werden hauptsächlich durch externe Faktoren verursacht, die uns mehr oder weniger ablenken können. Unter ihnen können wir die Unordnung am Arbeitsplatz oder am Computer oder sogar die schlechte Beleuchtung unseres Schreibtisches erwähnen. Lärm oder Müdigkeit werden ebenfalls ein Hindernis bei der Ausführung von Aufgaben sein. Faktoren, die sich negativ auf unsere Produktivität auswirken, können auch Faktoren sein, die sich aus dem internen Management des Unternehmens ergeben. Auf dem Weg zur effektiven Umsetzung der Aufgaben können wir mit einem Mangel an geeigneten Tools, unzureichender interner Kommunikation, problematischen Vorgesetzten, falschen Abläufen oder schlechten Beziehungen zu Kollegen konfrontiert werden. Auf einige dieser Elemente haben wir praktisch keinen Einfluss, und die Eliminierung anderer kann zeitaufwändig sein. Daher lohnt es sich, sich auf die Faktoren zu konzentrieren, deren Auswirkungen wir reduzieren oder vollständig eliminieren können. Unsere Leistung wird beeinträchtigt, wenn wir zu lange oder zu häufige Pausen einlegen, in sozialen Medien surfen oder anderen Ablenkungen erliegen.
Wenn wir eine bessere Arbeitsorganisation wollen, sollten wir herausfinden, welche negativen Faktoren den Verlauf unserer Arbeit am meisten beeinflussen, und dann, wenn möglich, versuchen, sie zu beseitigen.
Wie kann die Arbeitsorganisation verbessert werden? — ein paar Tipps
Zeit für Beton. Wie können wir unsere Arbeitsorganisation verbessern? Hier sind einige Tipps und Tricks, die uns helfen werden, die Produktivität und Effizienz unserer Aktivitäten zu steigern.
- Ziele setzen, um sie zu erreichen — bei der Festlegung von Zielen lohnt es sich, dem SMART-Konzept zu folgen (Ziele sollten konkret, messbar, erreichbar, realistisch und rechtzeitig festlegbar sein).
- Ermitteln Sie die Zeit, die für die Erledigung der Aufgaben erforderlich ist — Denken Sie unter Berücksichtigung der nächsten Aufgaben und Aktivitäten im Plan daran, die verfügbare Zeit richtig zu verwalten. Wenn wir zu wenig Zeit für Aufgaben zur Verfügung haben, werden wir die Aufgabe überstürzt erledigen, und zu lange, sodass wir wertvolle Minuten verschwenden, die wir viel besser nutzen könnten.
- Erstellen Sie einen Aktivitätsplan und priorisieren Sie Aufgaben — Durch die Priorisierung und Systematisierung der Aufgabenliste können wir unsere Arbeitszeit besser organisieren.
- Lass dich nicht ablenken „Dieser Ratschlag gilt sowohl für zusätzliche Zwecke als auch für alle Arten von Ablenkungen in Form von Ablenkungen in den sozialen Medien oder dem ständigen Abrufen privater E-Mails.
- Überwachen Sie ständig den Fortschritt und die Ergebnisse Ihrer Arbeit — auch der beste Plan und ein genaues Zeitmanagement entbinden uns nicht davon, am Puls der Zeit zu bleiben. Prüfen Sie von Zeit zu Zeit, ob der vorbereitete Zeitplan es uns ermöglicht, die Aufgaben zum optimalen Zeitpunkt auszuführen.
- Lassen Sie sich nicht von äußeren Faktoren ablenken — Auf manche Dinge haben wir keinen Einfluss. Wenn die Umsetzung unseres Plans durch eine Verzögerung eines Kollegen, ein unerwartetes Meeting oder einen Computerausfall unterbrochen wird — lassen Sie uns Ruhe bewahren und nicht dem Stress nachgeben. Schließlich hatten wir nicht den geringsten Einfluss darauf.
- Verschiebe Aufgaben nicht auf später „Was machst du morgen, mach übermorgen, dann hast du zwei Tage frei. Lecker? Und das sollte es nicht sein. Wenn eine Aufgabe ansteht, sollten wir sie so schnell wie möglich erledigen — auch wenn wir etwas Zeit haben und uns etwas mehr Freiheit leisten können. Morgen früh stehen wir vielleicht unerwartet vor einer weiteren großen Aufgabe.
Zusammenfassung
Eine bessere Arbeitsorganisation ist für jeden von uns erreichbar. Es genügt, tief durchzuatmen, einen Schritt zurückzutreten und Ihre bisherigen Gewohnheiten und Handlungsmethoden zu analysieren. Wahrscheinlich werden selbst perfekt organisierte Menschen in der Lage sein, Elemente zu finden, die es wert sind, verfeinert zu werden. Die Verbesserung der Arbeitsorganisation erfordert von uns keine großen Unternehmungen — wenn wir die Steigerung der Produktivität und Effizienz als Ziel nehmen, können wir uns bemühen, sie in kleinen Schritten zu erreichen. Die Wahl eines solchen Ziels wird bereits der Beginn einer Veränderung zum Besseren sein! Mit dem Lesen dieses Artikels haben Sie den nächsten Schritt getan. Jetzt müssen Sie nur noch planen!
