Wdrożenie systemu CRM, podobnie jak każdy inny projekt IT, wiąże się zawsze z pewnym ryzykiem. Jeśli proces ten zostanie przeprowadzony pomyślnie, zwiększy się produktywność w firmie, pojawią się dokładniejsze i lepiej przygotowane raporty, wzrośnie zadowolenie klientów i przede wszystkim przychody firmy. Jeśli jednak przeprowadzimy wdrożenie po łebkach, bez odpowiedniego planu i z pominięciem ważnych procesów, dostaniemy do ręki system IT, którego nikt w firmie nie chce używać i zmarnowany potencjał nowej inwestycji.
Niestety, według badań nadal mamy do czynienia z wysokim odsetkiem projektów związanych z implementacją CRM, które nie spełniają oczekiwań. Odpowiednie przygotowanie, jasno określone cele i sprawdzony partner pomogą uniknąć wielu problemów. A jakie niespodzianki mogą nas spotkać po drodze?
Najczęstsze ryzyka związane z wdrożeniem projektów CRM
Odpowiednie przygotowanie do wdrożenia, polegające na ustaleniu zakresu projektu, jego celów oraz sposobu realizacji to kluczowe kwestie. Należy również pamiętać o tym, że to nasi pracownicy będą głównymi użytkownikami zaimplementowanego systemu.
Jakie problemy możemy napotkać na swojej drodze, jeśli nie będziemy dostatecznie przygotowani? Najczęstsze z nich to:
- niewłaściwie przeprowadzona analiza potrzeb - niejasny cel CRM,
- zaniedbane procesy biznesowe,
- zbyt duży nacisk na rozwiązania technologiczne,
- brak integracji z innymi systemami,
- oprogramowanie zbyt skomplikowane w użyciu.
Pierwsze, na co należy zwrócić uwagę, to wyzwania i potrzeby biznesowe. Zastanów się, kto będzie korzystać z nowego systemu, jakie kluczowe dane CRM ma za zadanie śledzić oraz z jakimi aplikacjami i systemami będzie trzeba go zintegrować. Zebranie tych kluczowych wymagań pomoże nam wybrać system, który będzie w stanie dostarczyć oczekiwane rozwiązania oraz będzie dopasowany do Twojego celu i profilu biznesowego. Na początek określ swoje priorytety i zastanów się, czy nie warto rozpocząć implementacji na mniejszą skalę, dla jednego bądź dwóch zespołów, dzięki czemu obniżysz koszta początkowe wdrożenia CRM, a pracownicy szybko dostrzegą pierwsze korzyści z używania systemu CRM. Wybór zbyt skomplikowanego rozwiązania na początek może przysporzyć trudności osobom, które będą go używać. Zacznij od prostego, łatwego w obsłudze i intuicyjnego interfejsu opartego na rolach, dzięki czemu poszczególne grupy użytkowników będą miały do wyboru tylko te funkcje systemu, których naprawdę potrzebują. Nawet sceptyczni początkowo pracownicy będą mogli zobaczyć już na wczesnym etapie, w jaki sposób nowy system CRM pomoże im działać i osiągać cele i będą bardziej zmotywowani do korzystania z nowego systemu.
Jak możesz zminimalizować ryzyka implementacji CRM – skuteczne porady
- Zrób dokładną analizę rozwiązań istniejących na rynku
Sprawdź zaufanych dostawców oraz ich produkty. Zastanów się, który z nich będzie w stanie spełnić wszystkie obecne wymagania i cele, które masz przed sobą. Wybierz produkt, który będzie skalować wraz z rozwojem firmy, ponieważ w przyszłości mogą stać przed Tobą inne cele i wyzwania niż te postawione obecnie. Skalowalny system będzie się rozwijać wraz z Tobą, będąc jednocześnie udaną inwestycją, zaimplementowaną w firmie raz, a dobrze. - Jasno udokumentuj swoje wymagania
Kolejny, kluczowy aspekt, który warto uwzględnić przed pomyślnym wdrożeniem. Zastanów się, czemu nowe oprogramowanie ma służyć: czy zależy Ci na usprawnieniu kontaktów z klientami, śledzeniu zamówień, automatyzacji mailingu, a może na dokładniejszych raportach, opracowanych na podstawie dobrych jakościowo danych? - Znajdź odpowiedniego partnera do wdrożenia systemu CRM
Porozmawiaj z dostawcą. Sprawdź opinie o firmie. Ważne, aby Twój dostawca miał umiejętności i doświadczenie w planowaniu, budowaniu i koordynowaniu projektów CRM na poziomie przedsiębiorstwa. Oprócz odpowiedniego przygotowania do wdrożenia projektu tej wielkości, co implementacja systemu CRM, dostawca musi rozumieć ryzyko związane z projektem i być przygotowany na wszelkie trudności, które mogą się pojawić w trakcie. - Testuj wprowadzone rozwiązania i wprowadzaj korekty
Wybór odpowiedniego rozwiązania i sprawdzonego partnera biznesowego sprawi, że wymagający projekt, jakim jest wdrożenie, przeprowadzony zostanie sprawnie i szybko. Doświadczony dostawca rozumie, że ważne jest nie tylko planowanie i szczegółowa analiza przed rozpoczęciem wdrożenia, ale też faza oswajania się z nowym systemem i testowania wprowadzonych rozwiązań. Niekiedy może się okazać, że coś nie działa tak, jak powinno, pewne procesy należy usprawnić, a funkcje, które nie spełniają swoich założeń, należy poddać korekcie. Doświadczony partner będzie na bieżąco pomagać w usprawnianiu procesu wdrożenia, dzięki czemu unikniesz przestojów i zachowasz ciągłość biznesową.
Podsumowanie
Jasno określone cele, odpowiednie przygotowanie i doświadczony partner biznesowy pomogą Ci ustalić strategię implementacji i zminimalizować czas, który należy poświęcić na zarządzanie ryzykiem. W Britenet jesteśmy nastawieni na ciągłe doskonalenie i zawsze szukamy innowacyjnych sposobów na usprawnienie pracy. Chcemy, aby nasze wdrożenia były jak najbardziej wydajne, a satysfakcja klienta jest dla nas zawsze na pierwszym miejscu. Wybierz mądrze i zaufaj sprawdzonemu partnerowi.
