Postanowiliśmy zaczerpnąć wiedzy u źródła i zaprosiliśmy do rozmowy Pawła Zarębskiego – Senior Business Analyst w Britenet, który szczegółowo objaśnia m.in. rolę analityka biznesowego w organizacji, zakres jego obowiązków oraz wyzwania, na które musi być przygotowany.
Monika Sokołowska, nasza Senior Recruitment Specialist opowiedziała już o tym, jak krok po kroku wygląda proces rekrutacji na stanowisko analityka, przyszedł więc czas, żeby dowiedzieć się wszystkiego o kulisach tej pracy.
Jak wygląda na co dzień praca Analityka Biznesowego i na czym dokładnie polega?
Analityk Biznesowy jest określany w bardzo zróżnicowany sposób. Postrzeganie jego roli zależy od klientów i ich oczekiwań, zakresu i rodzaju działalności, a także od samego Analityka. Analityk biznesowy skupia się przede wszystkim na realizacji wymagań biznesowych. Rola ta polega na identyfikacji, analizie i syntezie wymagań biznesowych, pochodzących z wielu różnych źródeł. Ujmując ją w sposób ogólny, można powiedzieć, że analityk biznesowy jest osobą, która na co dzień pracuje z wymaganiami biznesowymi od momentu ich zebrania do czasu ich implementacji. Do obowiązków Analityka Biznesowego należą:
- Zrozumienie potrzeb biznesowych przedsiębiorstwa,
- Analiza, weryfikacja i ocena pozyskanych wymagań biznesowych względem faktycznych potrzeb interesariuszy,
- Projektowanie rozwiązania bazując na wymaganiach biznesowych,
- Modelowanie procesów biznesowych, a także optymalizacja istniejących,
- Przeprowadzanie konsultacji w trakcie tworzenia rozwiązania i wskazanie potencjalnych ryzyk projektowych,
- Dbanie o relacje z interesariuszami i realizacja ich potrzeb biznesowych,
- Weryfikacja wykonanej pracy w zgodzie z wymaganiami biznesowymi,
- Opracowanie dokumentacji projektowej oraz raportów.
Dodatkowo, jeżeli chcemy opisać rolę Analityka Biznesowo-Systemowego, należy mocniej zwrócić uwagę na etap realizacji projektu w fazie projektowania i wytwarzania. Wtedy Analityk podejmuje się także zadań:
- Analizy, opisu i weryfikacji wymagań funkcjonalnych systemu, które zrealizują wymagania biznesowe,
- Zaprojektowania rozwiązania na bazie wymagań funkcjonalnych,
- Bezpośredniej współpracy z zespołem deweloperskim – jest jego częścią,
- Pomocy w przygotowaniu i przeprowadzeniu testów rozwiązania,
- Opracowaniu dokumentacji technicznej i użytkownika.
Jakie są największe wyzwania/problemy w codziennej pracy analityka biznesu?
Jest ich wiele, każdy dzień przynosi coś nowego. Jednak do największych wyzwań, z jakimi musi poradzić sobie Analityk należą:
Luki w wymaganiach biznesowych
Każdy Analityk Biznesowy chciałby posiadać nieograniczone zasoby i czas na pozyskanie oraz opisanie wszystkich wymagań biznesowych. Jednak z perspektywy przedsiębiorstwa nie jest to możliwe, ponieważ taka praca generuje tylko koszty. W związku z tym Analityk zazwyczaj ma określony czas, w którym należy zamknąć proces analizy i opisu wymagań biznesowych. Najczęstszym pojawiającym się problemem są luki analityczne. Coś, o czym Analityk nie pomyślał, nie opisał, coś, co może mieć istotny wpływ na przyszłe rozwiązanie, a może zostać odkryte zbyt późno. Wyzwaniem dla Analityka jest więc weryfikacja i upewnienie się, że wszystkie najistotniejsze z perspektywy interesariuszy wymagania, zostały zidentyfikowane i opisane.
Tworzenie rozwiązania przed analizą potrzeb
Wyzwaniem dla Analityka Biznesowego jest taka identyfikacja wymagań biznesowych i ich opis, aby nie tworzyć z góry ustalonego rozwiązania. Podczas pracy, Analityk poznaje problemy interesariuszy, opisuje je w postaci wymagań biznesowych. Opis ten nieraz przyjmuje formułę narzucającą rozwiązanie. Jest to bardzo częsty błąd, ponieważ takie rozwiązanie, o ile wypełnia zapisy wymagania biznesowego, może w ogóle nie pasować do potrzeb interesariuszy i użytkowników końcowych.
Zmieniające się wymagania biznesowe do analizy
W czasie realizacji każdego projektu określone wymaganiami biznesowymi potrzeby interesariuszy ulegają zmianie. Analityk musi umieć poradzić sobie z pojawiającymi się zmianami, obsługując je w należyty sposób tzn. zbierając je, weryfikując ich zasadność, określając wpływ na obecny postęp pracy i rekomendując sposób obsługi.
Interesariusze nie współpracują z analitykiem
Bardzo dużym problemem, z jakim przychodzi zmagać się Analitykowi, jest brak współpracy ze strony interesariuszy. Dość często zdarza się, że najważniejsze dla powodzenia projektu osoby nie mogą poświęcić dostatecznie dużo czasu Analitykowi, aby ten mógł dobrze wykonać swoją pracę.
Interesariusze to zazwyczaj kluczowi pracownicy przedsiębiorstwa, którzy muszą w tym samym czasie wykonywać swoje codzienne obowiązki i mogą nie posiadać dostatecznej motywacji na dodatkową pracę z Analitykiem. Należy tu wspomnieć także o sytuacji, w której interesariusze nie będąc pewnymi swoich potrzeb, komunikują wymagania biznesowe. Dobry Analityk musi w tym momencie wykorzystać różne techniki i oddzielić wymagania istotne od nieistotnych, by cyfrowa transformacja przedsiębiorstwa zakończyła się sukcesem jaki jest oczekiwany z prowadzonej współpracy.
Niezrozumienie roli analityka biznesowego
Ostatnim problemem, o którym warto wspomnieć, jest brak zrozumienia istoty roli Analityka Biznesowego. O ile jasne jest, za co odpowiadają w zespole grafik, programista backend, programista frontend, czy tester manualny, tak rola Analityka Biznesowego jest szeroka i niedoprecyzowana. Może to prowadzić do nieporozumień między Analitykiem, klientem i zespołem deweloperskim w zakresie obowiązków Analityka.
W oczach klienta Analityk może być kimś, kto zaprojektuje całe rozwiązanie informatyczne z uwzględnieniem wszelkich potrzeb, odpowiadając jednocześnie za luki w wymaganiach biznesowych. Ze strony zespołu deweloperskiego może być zaś postrzegana jak klient, tzn. jako osoba, która zna odpowiedzi na wszelkie pytania dotyczące produktu, która potrafi precyzyjnie je opisać w języku systemowym, pokieruje pracami zespołowymi, zweryfikuje całą wykonaną pracę, a przy tym dostarczy dokumentację projektową. Wiele osób pracujących na stanowisku Analityka, może nie potrafić pogodzić takiego postrzegania roli i bez dobrej organizacji pracy nie podołać wyzwaniom.
Jakie należy mieć predyspozycje/umiejętności do pracy na stanowisku analityka biznesowego?
Analityk Biznesowy bazuje przede wszystkim na umiejętnościach miękkich, a w drugiej kolejności na kompetencjach twardych. Większość tych umiejętności Analityk nabywa wraz z doświadczeniem. Chcąc wymienić kilka umiejętności miękkich istotnych w pracy Analityka, wyróżniłbym:
- logiczne myślenie,
- kreatywność,
- odporność na stres i pracę pod presją czasu,
- komunikatywność i zdolność do pracy w zespole,
- zdolności perswazyjne,
- pozytywne nastawienie do ludzi i łatwość w nawiązywaniu relacji,
- łatwa adaptacja do środowiska pracy, szczególnie poznania branży klienta.
Osobiście uważam, że najważniejsze jest to, aby Analityk lubił pracować z ludźmi. Analityk pracuje z wieloma osobami, często nowymi, pojawiającymi się nagle. Nie można być dobrym Analitykiem i nie lubić ludzi. Dobrym słowem i przyjacielskim uśmiechem można osiągnąć bardzo dużo.
Mówiąc o umiejętnościach twardych, należy wziąć pod uwagę środowisko pracy. Dużo bowiem zależy od tego, jakie doświadczenie posiadają osoby, z którymi współpracujemy. Znakomita znajomość specyficznej notacji nie pomoże nam w niczym, jeżeli nikt poza nami nie potrafi jej interpretować. Dobrym zestawem twardych umiejętności Analityka jest:
- Znajomość kilku technik pozyskiwania wymagań biznesowych: brainstorming, business cases, warsztaty, wywiady, ankiety, analiza dokumentów, podejście “As Is, To Be”,
- Umiejętność korzystania z narzędzi pozwalających opisanie wymagań biznesowych np. MS Office, Confluence,
- Znajomość notacji BPMN na poziomie pozwalającym zamodelować procesy biznesowe zrozumiałe dla odbiorcy niedoświadczonego,
- Znajomość kilku istotnych rodzajów diagramów UML (diagram przypadków użycia, diagram aktywności, diagram maszyny stanowej, diagram komponentów, diagram wdrożenia, diagram sekwencji),
- Przydatna umiejętność: znajomość narzędzi wspomagających modelowanie typu CASE (Computer-Aided Software Engineering) np. Enterprise Architect, Microsoft Visio, Bizagi Modeler, czy ARIS Express,
- Umiejętność tworzenia mockupów interfejsu graficznego z wykorzystaniem narzędzia wspomagającego np. AdobeXD, UxPin, MockFlow, Axure,
- Ważnym aspektem z punktu widzenia organizacji pracy jest umiejętność wykorzystania systemów ticketowych np. Jira, Redmine, Trello.
Czy są jakieś niestandardowe umiejętności lub doświadczenia („z życia"), które przydały Ci się w pracy na tym stanowisku?
Tak, nawet kilka. Moim osobistym zainteresowaniem jest gotowanie – szczególnie dla rodziny i przyjaciół. Do przyrządzania potraw można podejść na wiele sposobów. Jednym z nich jest przygotowanie wszystkiego, zanim rozpocznie się gotowanie, albo wykonywanie tych czynności równolegle. Ja stosuję to drugie podejście, dzięki czemu nauczyłem się tej harmonii pomiędzy czasem potrzebnym na przygotowania a momentem faktycznego gotowania. Taką metodę stosuję też w pracy jako Analityk. Jest czas, w którym muszę skupić się na analizie złożonych zagadnień, ale też znaleźć chwilę na konsultacje z zespołem deweloperskim, z klientem, analizę pojawiających się zagadnień i problemów, wsparcie testerów, jak i ocenę nowych przedsięwzięć.
Inną cechą, która wielokrotnie się przydała, jest umiejętność zachowania „zimnej krwi”. Emocje nie są dobrymi doradcami. Harmonogramy i terminy zawsze towarzyszą nam w projektach. W kryzysowych sytuacjach, atmosfera może być napięta. Umiejętność zachowania pokerowej twarzy i logicznego myślenia w obliczu zdenerwowanego klienta jest niezwykle przydatna. Pozwoliło mi to nie jeden raz uniknąć niepotrzebnej eskalacji i szybko zaproponować rozwiązanie problemu.
Jak wspominasz proces rekrutacji?
Bardzo dobrze, choć z perspektywy czasu wiem, że nie wypadłem najlepiej podczas samej rozmowy technicznej. Byłem jeszcze stosunkowo młodym Analitykiem, któremu wydawało się, że wie dostatecznie dużo, aby samodzielnie prowadzić analizę biznesową w projektach. Rozmowa była bardzo pouczająca, konkretna i ciekawa. Rekruterka – moja przyszła liderka – płynnie przechodziła przez pytania o moje doświadczenia, po pytania sprawdzające umiejętności miękkie i twarde, jak i aspekty biznesowe oraz techniczne. Gdy nie potrafiłem odpowiedzieć na zadane pytania, udzielono mi wskazówek i wyjaśnień. Proces rekrutacji przebiegł sprawnie, uzyskałem odpowiedzi na zadawane pytania, odczułem bardzo „ludzkie” podejście – czułem, że firma chce zatrudnić mnie jako osobę, a nie jako „zasób”.
Co doradziłbyś osobom biorącym udział w rekrutacji na stanowisko Analityka – o czym z Twojej perspektywy warto pamiętać i na co warto się przygotować?
Szczególnie doradziłbym, aby przypomnieć sobie swoje projekty – te istotne dla swojej kariery: jakie były, w jaki sposób zostały zrealizowane, jakie podejście stosowano, co można było zrobić lepiej. Warto zastanowić się, gdzie się jest obecnie i w jaki sposób możemy się rozwinąć w kolejnym miejscu pracy. Istotne jest także, aby dowiedzieć się u źródła, czym zajmuje się firma, w której zamierza się pracować.
Warto też pamiętać, że nie wszędzie nasz profil może pasować – możemy być fantastyczni w jednym obszarze, ale nie spełniać oczekiwań klienta w innym i to nic złego.
Nie warto za to stosować podejścia „nauki na ostatnią chwilę”. Jeżeli w swoich projektach nie stosowaliśmy modelowania z wykorzystaniem notacji UML i niewiele wiemy o notacji, nie powinniśmy na spotkaniu rekrutacyjnym udawać, że jesteśmy ekspertami w tej dziedzinie. Lepiej opisać dokładniej dotychczasowy sposób działania wraz z zapewnieniem chęci do rozwoju i nauki nowych umiejętności.
Który z projektów w Britenet, w którym brałeś udział jako analityk biznesowy, okazał się być dla Ciebie najbardziej rozwijający?
Projekt dla jednego z naszych klientów, będącego procesorem/wydawcą usług oferujących pełen zestaw konsumenckich i komercyjnych produktów płatniczych dla instytucji finansowych. Projekt polegał na utworzeniu nowej wersji archaicznego systemu klasy ETL. Wykorzystując koncepcję istniejącego systemu, jako fundament stworzyliśmy nowy, szyty na miarę potrzeb system klasy ETL do przetwarzania złożonych dokumentów plikowych pomiędzy wieloma podmiotami w tym z centralnym systemem klienta.
Na przestrzeni czasu trwania projektu, znacząco podniosłem swoje umiejętności modelowania procesów biznesowych, jak i systemowych. Znacznie lepiej poznałem dziedzinę klienta, nauczyłem się myśleć nieszablonowo, co było niezbędne w środowisku, w którym poprzednia wersja systemu nie posiadała dokumentacji, ani nie było już pierwotnych twórców systemu. Poznałem nowe technologie i wielu rewelacyjnych specjalistów. Ostatecznie doszedłem do pozycji głównego Analityka Biznesowo-Systemowego projektu.
