2020 ist ein Jahr voller Herausforderungen. Eine davon war die Neuorganisation der Arbeit vieler Unternehmen und die Einführung eines hybriden Arbeitsmodells oder die vollständige Umstellung auf den Home-Office-Modus. Und während es an den Arbeitgebern liegt, das neue System zu implementieren und für eine angemessene Kommunikation zu sorgen, liegt die Organisation des Home-Office und die optimalen Arbeitsbedingungen auf der Seite der Arbeitnehmer. Allerdings sind nicht alle von uns bereit, in den Home-Office-Modus zu wechseln.
Es ist leicht, eine Reihe von Einschränkungen zu unterscheiden, die dem Erreichen idealer Arbeitsbedingungen bequem von zu Hause aus im Wege stehen. In diesem Artikel möchten wir Ihnen anhand der Erfahrungen unserer Mitarbeiter einige Tipps geben, die sich hervorragend für die Organisation eines Heimbüros eignen und gleichzeitig die Grundprinzipien der Work-Life-Balance beibehalten.
Kümmere dich um den Raum
Eine der grundlegenden und gleichzeitig ersten Phasen der Organisation eines Heimbüros ist die Gestaltung des Wohnraums. Und obwohl es eine verlockende Vision ist, ein Büro im Bett einzurichten und professionelle Projekte durchzuführen, während Ihre Lieblingsserie im Hintergrund eingeschaltet ist, raten wir dringend davon ab, diesen Weg einzuschlagen. Ein gut vorbereiteter Arbeitsplatz, der frei von störenden Objekten und Geräuschen ist, ist die Grundlage des Heimbüros. Ein ordentlicher und organisierter Raum hilft uns, uns zu konzentrieren und unsere Produktivität zu steigern. Es ist auch wichtig, sich so weit wie möglich von ablenkenden Geräuschen wie Gesprächen von Haushaltsmitgliedern oder den Geräuschen von Renovierungsarbeiten zu isolieren. Und obwohl viele dieser Faktoren möglicherweise nicht vollständig beeinflusst werden, lohnt es sich, eine perfekt auf uns zugeschnittene Lösung zu finden — zum Beispiel mit leiser Musik, die die Konzentration und Isolation von ablenkenden Reizen aus der Umgebung fördert.
Bei mir zu Hause ist Telearbeit eine Herausforderung. Ich habe nicht die Möglichkeit, mich in meinem privaten Zimmer einzusperren, weil dafür einfach kein Platz ist. Also teile ich mir ein Zimmer mit einem Wickeltisch, einem Babybett und einem Kinderwagen. Das letzte erwähnte Element ist das erste, das es mir ermöglicht, mich von der Welt abzuschotten, denn richtig positioniert bildet es einen Damm zwischen mir und meinen Kindern (meiner Frau auch). Ich habe also eine physische Barriere, indem ich die Elemente der Umgebung nutze — Geräusche bleiben. Ich werde nicht verheimlichen, dass Kinder laut sind. Hier kommen mir meine Juwelen zu Hilfe — Kopfhörer mit aktiver Geräuschunterdrückung. Eine Sache, die für die Arbeit in einer fröhlichen Firma notwendig ist. Das letzte Element ist die Hygiene der Arbeitszeiten. Und im Ernst — wenn ich den Computer verlasse, setze ich mich nicht mehr an ihn, denn auf den Slogan: „Papa arbeitet nicht mehr“ reagieren die Kinder sehr schnell und dann schenke ich ihnen meine ganze Aufmerksamkeit, bis sie einschlafen. - Tomasz Prasnowski, Java-Entwickler
Planen Sie Ihren Tag — denken Sie daran, Pausen einzulegen!
Entgegen dem Anschein macht uns die Arbeit von zu Hause aus nicht weniger von unserer beruflichen Verantwortung, und Termine verfolgen uns auf magische Weise nicht mehr. Am Arbeitsplatz haben wir normalerweise klar definierte Handlungsregeln und einen bestimmten Tagesplan, an den wir uns halten müssen. Beim Übergang in den Home-Office-Modus können unsere Fähigkeiten zur Selbstorganisation daher mehrfach auf die Probe gestellt werden.
Was solltest du dann beachten? Über die richtige Planung jedes Tages. Es lohnt sich, einen Zeitplan zu erstellen, in dem wir nicht nur bestimmte Aufgaben für den Tag eingeben, sondern auch die Zeit für uns selbst organisieren. Eine der Gefahren der Telearbeit ist die Störung der Hygiene, die zu Überlastung führen kann. Der Tagesablauf sollte daher bestimmte Pausen vorsehen, sowohl für eine kurze Pause vom Computerbildschirm als auch für eine Mahlzeit. Die Einführung eines Arbeitssystems, das dem entspricht, was wir im Büro gewohnt waren, wird uns helfen, das richtige Gleichgewicht zu finden. Wir werden auch das Gefühl vermeiden, dass wir nicht bei der Arbeit sind oder dass uns die Arbeit nicht auffressen wird.
Verwenden Sie die richtigen Tools
Telearbeit ist ein guter Zeitpunkt, um neue Arbeitsinstrumente zu testen und zu implementieren, die uns eine angemessene Organisation ermöglichen. Zuallererst lohnt es sich, Ihre Bedürfnisse zu definieren und spezifische Lösungen darauf abzustimmen. Das aktuelle Angebot an Software, die für die Kommunikation, Organisation von Dokumenten oder die Erstellung von Inhalten verwendet wird, ist sehr umfangreich. Die meisten von ihnen verfügen über ein umfassendes Paket an Grundfunktionen mit der Möglichkeit, auf eine umfangreiche, kostenpflichtige Premium-Version zuzugreifen. Egal, ob es sich um Anwendungen zum Übertragen großer Dateien oder Kalender in einer Online-Version handelt, die Vorschläge solcher Tools sind wirklich vielfältig. Daher lohnt es sich — insbesondere in den ersten Wochen der Telearbeit — Zeit für die Recherche und das Testen verfügbarer Programme aufzuwenden. Denken Sie jedoch daran, dass irgendwann die Zeit kommen muss, um zu entscheiden, welche Tools wir verwenden möchten. Insbesondere bei der Kommunikation mit einem Kunden oder Team sollten wir nicht ständig verschiedene Anwendungen und Lösungen mit demselben Zweck verwenden. Der Grund ist einfach: Unsere Kollegen haben möglicherweise nicht die Zeit und den Wunsch, immer neuere Programme zu implementieren.
Ich plane und organisiere meine Arbeitszeit und bestimmte Aufgaben mithilfe eines Online-Kalenders. Ich trenne Aufgabengruppen von meinen Aufgaben, die ich je nach Bedarf täglich oder wöchentlich im Voraus plane. So erstelle ich einen Besprechungsplan und eine To-Do-Liste. Ich denke jedoch immer daran, Platz für unvorhersehbare, plötzliche Situationen zu lassen — dringende Gespräche oder Aufgaben, die bei der Planung eines bestimmten Tages „vorerst“ erledigt werden müssen. Durch diese Flexibilität meines Kalenders bin ich auf verschiedene, oft unerwartete Situationen vorbereitet. - Marta Święs, Spezialistin für Personalzustellung
Bleiben Sie mit Ihrem Team in Kontakt
Eines der wesentlichen Elemente des Übergangs zum Home-Office-Modus ist die Trennung der Teams. Daher ist es natürlich notwendig, sie so zu organisieren, dass sie nicht an Effizienz verlieren und die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern so reibungslos wie zuvor verläuft. Es ist jedoch unmöglich, bestimmte Hardwarebeschränkungen oder solche, die sich direkt aus der Entfernung zwischen dem Team ergeben, zu vermeiden. Schließlich ist die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht völlig anders, sie ist für uns einfach selbstverständlich. Es ist daher nicht verwunderlich, dass nach Beginn der Telearbeit, die einen größeren Individualismus ermöglicht oder sogar erzwingt, Kontakte und Beziehungen zwischen Kollegen schwächer werden und manchmal sogar verschwinden.
Das Gefühl der Isolation wirkt sich negativ auf die psychische Gesundheit und die Arbeitsqualität aus. Wenn wir uns bei Aufgaben allein fühlen und keine Unterstützung im Rest des Teams haben, sinkt unsere Energie und die Motivation, die Ziele zu erreichen, verschwindet. Es ist äußerst wichtig, dies nicht zuzulassen. Erinnern wir uns also an regelmäßige Online-Besprechungen — sowohl in Form von Telefonkonferenzen als auch Videokonferenzen. Es lohnt sich auch, auf dem Laufenden zu bleiben und mitzuteilen, woran wir gerade arbeiten. Das wird sowohl uns als auch den Rest des Teams motivieren. Eine besondere Rolle bei der Steigerung von Effizienz und Energie spielt das Brainstorming, das nicht nur Ideen und Inspiration liefert, sondern uns auch das Gefühl gibt, gebraucht zu werden. Indem wir die Art der Kommunikation der Kollegen an die neuen, häuslichen Realitäten anpassen, können wir ein System entwickeln, das dem ähnelt, das vor dem Übergang zum Home-Office-Modus in Kraft war.
Die Kommunikation mit dem Team ist ein sehr wichtiges Element der Arbeit von zu Hause aus, was unsere Beziehung in diesen schwierigen Zeiten verbessert und uns dazu bringt, weiterhin ein Ziel anzustreben: uns gegenseitig zu unterstützen. Damit es effektiv ist, lohnt es sich jedoch, auf die richtigen Tools zu achten. Derzeit verwenden wir für die Kommunikation in meinem Projekt MS Teams. Nach dem Übergang vom berühmten Slack konnte ich mich in keiner Weise daran gewöhnen. Im Laufe der Zeit stellte sich heraus, dass es nicht so ein schrecklicher Teufel war, wie sie ihn malen. Diese Plattform hat eine ziemlich gute Integration mit Kalender und Dokumenten. Eine weitere nützliche Funktion ist die Bildschirmübertragung mit der Möglichkeit, die Kontrolle zu übergeben. Dies ist sehr nützlich, insbesondere wenn wir nicht die Möglichkeit haben, physisch in den Computer eines Kollegen zu schauen. Anstatt erfolglos zu erklären, auf welche Ecke des Bildschirms wir klicken sollen, können wir selbst in kurzer Zeit die Informationen abrufen, die wir benötigen. - Kacper Włodarczyk, Angular-Entwickler
Finden Sie den Dresscode für Ihr Zuhause
In den Büroräumen haben viele Mitarbeiter eine bestimmte Kleiderordnung, weshalb die Aussicht, von zu Hause aus zu arbeiten, bei uns gerade in Bezug auf die Kleidung oft positive Gefühle hervorruft. Schließlich können wir uns, wenn wir von unserem Wohnzimmer oder einem anderen Raum aus arbeiten, der für diese Bedürfnisse eingerichtet ist, so kleiden, wie wir wollen... Bequeme Pullover, Trainingsanzüge und manchmal sogar Pyjamas, damit sie ihre glorreichen Momente noch einmal erleben können. Und obwohl es extrem wichtig ist, auf Ihren Komfort zu setzen, sollten wir uns daran erinnern, dass zu lockere Kleidung uns... faul machen kann. Schließlich sind bestimmte Rituale im Leben eines Menschen wichtig — der Kaffee am Morgen, das Abschließen eines Outfits oder ein Ausflug zur Arbeit, das sind die Elemente des Tages, die ihm Rhythmus geben. Natürlich müssen wir einige dieser Gewohnheiten aufgeben, wenn wir aus der Ferne arbeiten, aber wenn wir sie alle beseitigen, besteht ein großes Risiko, dass wir die Arbeit vergessen! Wenn uns die Motivation dafür fehlt oder wir uns nicht konzentrieren können und wir der Meinung sind, dass wir unser Heimbüro bereits perfekt organisiert haben, lohnt es sich, einige Elemente in den Tagesablauf aufzunehmen, die uns auf die Büroarbeit vorbereiten. Lassen Sie uns versuchen, uns wie für das Büro zu kleiden, während wir auf Ihren eigenen Komfort achten. Manchmal kann ein einfaches Tages-Make-up oder das Tauschen der Jogginghose gegen ein weniger informelles Outfit Wunder bewirken. Wenn wir aus der Ferne arbeiten, müssen wir auch bedenken, dass im Laufe des Tages eine völlig ungeplante, dringende Videokonferenz für uns auftauchen kann. Es lohnt sich daher, auf solche Eventualitäten vorbereitet zu sein und ein Outfit zur Hand zu haben, das bei den Teilnehmern des Meetings keine Bestürzung hervorruft.
Zusammenfassung
Der Wechsel in den Home-Office-Modus ist ein Prozess voller Herausforderungen und Fallstricke, aber auch Möglichkeiten, Ihre Produktivität zu steigern, neue Arbeitsgeräte zu testen oder Ihre Aufgaben einfach anders als gewohnt zu erledigen. Um die Vorteile dieses Modus voll ausschöpfen zu können, lohnt es sich, ein eigenes „maßgeschneidertes“ System zu entwickeln, das es uns ermöglicht, unter optimalen und komfortablen Bedingungen zu arbeiten.
