Wdrożenie jakiegokolwiek systemu informatycznego jest złożonym procesem, który wymaga od nas czasu, pieniędzy oraz oczywiście pracy i przygotowań. Czynników wpływających na to, jak trudne będzie wdrożenie, jest wiele. Głównym z nich jest znalezienie odpowiedzi na podstawowe pytanie – jak dalece sprawdzony system chcemy wdrożyć w naszej firmie i jak duża wiedza na jego temat istnieje na rynku? Jeśli zdecydujemy się na system Salesforce, możemy być spokojni i pewni jego jakości – jest to bowiem niezaprzeczalny lider na rynku narzędzi typu CRM.
Czym jest Salesforce?
Samo słowo Salesforce możemy rozumieć dwojako. Przede wszystkim jest to nazwa amerykańskiej firmy będącej największym dostawcą aplikacji dla biznesu oraz oprogramowania opartego na chmurze, służącego do zarządzania relacjami między klientami. Salesforce to również nazwa samej platformy, czyli rozwiązania technologicznego oferowanego przez firmę. Platforma, dzięki funkcjonowaniu w modelu chmurowym, umożliwia użytkownikom łatwy dostęp do systemu z dowolnego miejsca oraz urządzenia na świecie – wszystko za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Firma dostarcza bardzo bogate zaplecze narzędzi programistycznych, które umożliwiają tworzenie niestandardowych rozwiązań oraz dopasowanie do potrzeb każdego użytkownika.
Zakup Salesforce to dopiero pierwszy krok w implementowaniu go w biznesie
Platforma oraz sama oferta Salesforce jest zbudowana z wielu modułów, takich jak m.in.: Sales Cloud do zarządzania sprzedażą, Service Cloud do obsługi klienta, Marketing Cloud wspierający obszary kampanii marketingowych czy Experience Cloud do zarządzania społecznością klientów. Firma oferuje również wiele narzędzi do analityki i raportowania, które pozwalają firmom na podejmowanie trafniejszych decyzji biznesowych na podstawie danych pochodzących z różnych źródeł. Portfolio Salesforce jest bardzo szerokie, dlatego na samym początku należy zdefiniować potrzeby naszej firmy i obszary, w których narzędzie będzie mogło przynieść nam realne korzyści.
Zakup licencji odbywa się pomiędzy klientem, a Salesforce, w czym bardzo często asystuje firma, która będzie odpowiadała za wdrożenie systemu. Dlatego też kluczowe dla przeprowadzenia skutecznego wdrożenia jest właściwe zdefiniowanie odpowiednich obszarów, w których chcemy wykorzystać Salesforce do automatyzacji codziennej pracy.
Jak przygotować się na wdrożenie Salesforce?
Naszym pierwszym krokiem w przygotowaniu do procesu wdrożenia Salesforce powinno być dokładne przeanalizowanie potrzeb firmy oraz wybór odpowiedniego rozwiązania.
Następnie czeka nas przygotowanie zespołu projektowego. Wdrożenie Salesforce to złożony proces, który wymaga współpracy całej firmy. W podjęte działania należy zaangażować przedstawicieli z działów sprzedaży, marketingu, obsługi klienta oraz IT.
Wdrożenie Salesforce – na co zwrócić uwagę?
Podczas wdrażania systemu Salesforce należy zwrócić uwagę na kilka kluczowych aspektów, które pozwolą nam uniknąć potencjalnych problemów i zapewnią skuteczne wykorzystanie platformy. Są wśród nich:
- Planowanie procesów biznesowych – przed rozpoczęciem wdrożenia należy bardzo dokładnie przeanalizować procesy biznesowe i określić, które funkcjonalności Salesforce najbardziej przydadzą się w codziennej pracy naszej organizacji. Na tym etapie, należy określić, jakie cele biznesowe są dla nas kluczowe.
- Przygotowanie danych – odpowiednio przetworzone dane wysokiej jakości mają ogromne znaczenie niezależnie od tego, jaki system postanowimy wdrożyć. Dlatego przed wdrożeniem należy poświęcić czas na przeanalizowanie posiadanych danych oraz właściwe ich uporządkowanie.
- Konfiguracja Salesforce – platforma oferuje bardzo dużo funkcjonalności i narzędzi, które mogą zostać dostosowane do konkretnych potrzeb biznesowych każdej firmy. Przed rozpoczęciem wdrożenia należy podjąć decyzję, który produkt i jakie obszary organizacji chcemy i powinniśmy odzwierciedlić w Salesforce.
- Integracje z innymi systemami – Salesforce daje możliwość połączenia go z innymi systemami używanymi w naszej firmie. Przed samym wdrożeniem należy wziąć pod uwagę, jakie systemy w naszej firmie powinny posiadać połączenie z systemem CRM.
- Redefinicja procesów biznesowych – Salesforce to nie tylko narzędzie, ale również sprawdzony sposób prowadzenia biznesu. Dlatego bardzo ważne jest dokładne przeanalizowanie i zarządzanie zmianami, tak aby wszystkie procesy były zgodne ze standardami zapewniającymi największą wartość dla organizacji.
Co może pójść nie tak w trakcie wdrażania Salesforce?
W trakcie wdrożenia Salesforce bardzo ważny jest dobór odpowiedniego partnera technologicznego, który będzie w stanie zapewnić nam odpowiednią wiedzę oraz jakość usług – dzięki temu unikniemy m.in. opóźnień w dostarczeniu wartości biznesowej, problemów z jakością danych, a także niezadowolenia użytkowników.
Wśród najczęściej pojawiających się problemów i błędów, które mogą utrudnić nam proces wdrażania systemu Salesforce, możemy wymienić m.in.:
- Brak odpowiedniej konfiguracji prowadzący do złego zdefiniowania potrzeb klienta.
- Złe dostosowanie procesów biznesowych.
- Wadliwie przygotowane dane.
- Brak odpowiedniej integracji z innymi systemami.
Przygotowanie danych, na których będzie się opierać system Salesforce
Przygotowanie danych jest kluczowe dla powodzenia procesu wdrożenia Salesforce. Nieprawidłowo przygotowane dane mogą znacząco obniżać skuteczność naszych działań biznesowych. Oto kilka kroków, które warto podjąć, aby przygotować dane do zaimportowania do Salesforce:
- Oczyść dane – posiadane przez nas dany powinny być uporządkowane – należy m.in. usunąć duplikaty, ujednolicić formatowanie pól oraz zunifikować pola wyboru, jeśli to możliwe.
- Zadbaj o spójność danych – przed zaimportowaniem informacji, należy dokładnie sprawdzić ich spójność oraz dokonać ich znormalizowania.
- Dostosuj pola – Salesforce ma zdefiniowane typy pól, które ułatwiają korzystanie z systemu. Należy przemyśleć strategie, w jaki sposób dane zostaną odwzorowane w Salesforce.
- Uporządkuj dane – moment importu danych to także odpowiedni czas na uporządkowanie i oczyszczenie danych, aby uniknąć problemu z jakością danych w systemie.
Podsumowanie
Wdrożenie Salesforce polega na skonfigurowaniu platformy Salesforce oraz dostosowaniu jej do potrzeb naszej organizacji, w taki sposób, aby rozwiązanie zagwarantowało nam odpowiednie korzyści – w tym automatyzację i usprawnienie kluczowych procesów biznesowych. Cały proces jest jednak skomplikowany i obejmuje wiele etapów od analizy wymagań biznesowych i projektowania rozwiązania przez dostosowywanie, testowanie i wdrożenie rozwiązania do szkolenia użytkowników. Warto jednak podjąć się takiego przedsięwzięcia – wdrożenie Salesforce może zwiększyć naszą konkurencyjność, zautomatyzować działania marketingowe oraz poprawić wyniki sprzedażowe – a to zaledwie kilka podstawowych korzyści.
