Organizacje uważnie śledzą proces transformacji cyfrowej, dostrzegając w nim okazję do wzrostu i trwałości na dzisiejszym szybko zmieniającym się rynku. Niemniej jednak, jak podkreśla Tomasz Dziki, Wiceprezes Birtenet, droga od pomysłu do realizacji nie jest prosta. W poniższym wywiadzie przyjrzymy się przeszkodom, które mogą utrudniać postęp na transformacyjnej ścieżce.
Cyfrowa transformacja, mimo że jest kojarzona z usprawnieniami, nie zawsze jest prosta i łatwa. Jakie są Twoim zdaniem najczęstsze przeszkody, które pojawiają się podczas wdrażania nowych rozwiązań w firmie? Czy istnieje sytuacja, kiedy cyfryzacja nie przynosi rezultatów?
Podczas przeprowadzania transformacji cyfrowej w organizacji musimy zdawać sobie sprawę z tego, że droga od idei do realizacji nie jest wcale taka prosta. Wymaga to odpowiedniej ilości chęci i determinacji ze strony wszystkich zaangażowanych w przedsięwzięcie. Jeśli próbujemy wdrożyć konkretne rozwiązanie, a nie otrzymujemy aprobaty od zarządu, trudno jest oczekiwać sukcesu tego projektu.
Obszarów, które można usprawnić w organizacji, jest wiele, ale niemożliwym jest zajęcie się wszystkimi jednocześnie. Firma może nie być w stanie wdrożyć wszystkich rozwiązań jednocześnie. Dlatego tak ważne jest dokładne wybranie tego, co jest istotne, aby móc dobrać odpowiedni zespół lub partnera i rozpocząć proces wdrożeniowy. Nie należy wprowadzać cyfryzacji w kilku różnych obszarach jednocześnie. Zamiast tego warto skupić się na jednym i z większym skoncentrowaniem przeprowadzić implementację.
Proces cyfryzacji może nie przynieść rezultatów, gdy jeden sprawdzony algorytm rozwiązuje konkretny problem, lecz jednocześnie powoduje pojawienie się dodatkowych przeszkód w innym obszarze. Kolejną przyczyną mogą być błędnie założone cele. Transformacja może zostać wprowadzana w taki sposób, że nie stanie się użyteczną funkcją, co sprawi, że użytkownicy nie będą z niej korzystać.
Wprowadzenie potencjalnych użytkowników w nową funkcję może pomóc w dostrzeżeniu jej użyteczności. Wśród pracowników może pojawić się przekonanie, że nowa zmiana zagraża ich stanowiskom, co może wywołać sporą niechęć względem nowego rozwiązania. Mogą oni również uznać, że nowa wartość utrudnia ich pracę, ponieważ są zmuszeni do korzystania ze skomplikowanych systemów.
Kiedyś znajdowałem na moim biurku dokumenty, które przeglądałem i podpisywałem. Dzisiaj istnieje taka funkcja, jak podpis elektroniczny. Jest ona na tyle użyteczna, że pozwala na dokonanie podpisu bez konieczności wychodzenia z domu. Mimo to przychodzenie do pracy i podpisywanie ręczne zajmuje mi mniej czasu. Fizyczne dokumenty, w przeciwieństwie do ich elektronicznych odpowiedników, pozwalają na łatwe przeglądanie tekstu i skupienie się na tym, który nas najbardziej interesuje.
Przed rozpoczęciem transformacji cyfrowej warto dokładnie przeanalizować koszty i cele, jakie chce się osiągnąć. Ograniczanie budżetu, rezygnacja z kluczowych elementów i wdrażanie technologii bez zastanowienia, mogą okazać się strzałem w kolano dla organizacji.
Wspomniałeś o kwestii współpracy i zaangażowania każdej ze stron w organizacji. Co miałeś na myśli?
Z jednej strony mamy entuzjastów, którzy pragną wprowadzić konkretne rozwiązanie, ponieważ widzą, że może ono zmienić otaczający ich świat. Z drugiej strony są osoby odpowiedzialne za weryfikację postępu i osiąganych wskaźników KPI. Strona technologiczna jest silnie zmotywowana do wprowadzania innowacji. Informatycy starają się wnieść podczas współpracy wiele pomysłów, które będzie można zrealizować. Dlatego tak ważna jest obecność kogoś ze strony biznesowej, kto określi, co jest istotne i na co organizacja powinna przeznaczyć środki finansowe. Konieczna jest tu dokładna selekcja, aby zahamować entuzjazm programistów. Jest to jedno z trudniejszych zadań dla strony biznesowej. Jeśli rozważamy relację dostawcy i klienta, to jasne jest, że firma technologiczna dąży do sprzedaży jak największej liczby swoich usług. Jednak to, czy przyniesie to klientowi konkretną korzyść, powinien ocenić on sam, niezależnie od wcześniejszych obietnic.
Czy w powyższych kwestiach warto skorzystać z usług partnera zewnętrznego? W jakim zakresie dostawca może nam pomóc?
Firma technologiczna może okazać się pomocna, ponieważ jest na bieżąco w niektórych obszarach bardziej niż sam dział IT danej organizacji, zwłaszcza jeśli jest bardziej wyspecjalizowana. Dzięki temu może wesprzeć dział IT, przynosząc informacje o najnowszych dostępnych rozwiązaniach i proponując różne koncepcje działań. Niemniej jednak, nie można oczekiwać, że dostawca będzie lepiej rozumiał biznes niż sam klient i będzie umiał podjąć decyzje, które obszary są dla niego najbardziej krytyczne. Może jednak pomóc zidentyfikować te obszary. To nasza stała część doradztwa IT w Britenet.
Czy sektor publiczny i prywatny różnią się pod względem cyfryzacji? Jakie rozwiązania są popularne w jednym i drugim sektorze?
Sektor publiczny pozostawał nieco w tyle za sektorem komercyjnym pod względem cyfryzacji. Teraz sytuacja się zmieniła. Pojawiają się rozwiązania, takie jak aplikacje, które pozwalają nam obsługiwać i wykorzystywać dokumenty cyfrowo lub możliwość wypełniania zeznań podatkowych online. Obecny formularz podatkowy jest wypełniany w dużej mierze automatycznie. Uważam, że sektor publiczny ma spory potencjał cyfryzacji i digitalizacji.
Wizyta w urzędzie staje się teraz znacznie bardziej przyjemnym doświadczeniem. Obecnie główne zadanie urzędników przestało polegać na wypełnianiu formularzy i przepisywaniu danych. Ich rola polega teraz na asystowaniu obywatelom w załatwianiu spraw w urzędzie. W przypadku nowych dokumentów zgłoszeniowych możemy wypełnić i przesłać je za pośrednictwem internetu. Ostatnio udało mi się to zrobić w zaledwie kilka minut, co pozwoliło mi zaoszczędzić dużo czasu. Uważam, że cyfryzacja sektora publicznego, poprzez ułatwianie obywatelom kontaktu z państwem, znacznie się rozwija.
W sektorze prywatnym sytuacja prezentuje się zupełnie inaczej. Głównym celem firm prywatnych jest generowanie zysków, a ich priorytety kształtują się inaczej.
Jeśli mielibyśmy porównać Polskę z resztą Europy, to jak prezentuje się obecny poziom technologiczny kraju?
Jeśli spojrzymy na sektor publiczny, to prezentuje się całkiem nieźle. Wiele procesów przeszło już przez etap automatyzacji, co ułatwia nam ich realizację. W obszarze bankowości również mamy do dyspozycji liczne nowoczesne rozwiązania, a płatności zbliżeniowe są łatwe do zrealizowania. W tym i wielu innych aspektach możemy pochwalić się poziomem zaawansowania. Jeśli skoncentrujemy się jednak na innowacjach i sposobie integrowania technologii z codziennym życiem, sytuacja nie prezentuje się tak dobrze w porównaniu do krajów naprawdę rozwiniętych. Polska nie stworzyła jeszcze rozwiązań, które zdążyły zrewolucjonizować świat. Niemniej jednak, posiadamy wysoko wykwalifikowanych specjalistów, a uczelnie szkolą programistów na dobrym poziomie. W obszarze technologii bankowej oraz funkcjonowania mobilnego internetu jesteśmy na wysokim poziomie. Popularna polska sieć sklepów spożywczych również wprowadza coraz nowocześniejsze rozwiązania. Usługi kurierskie także zdobywają coraz większe uznanie. Pomimo tego w Polsce istnieje jeszcze wiele obszarów, w których technologia mogłaby być efektywniej wykorzystywana, ale z różnych powodów z tego nie korzystamy.
Czy istnieją pewne powtarzalne problemy, z którymi najczęściej spotykają się dostawcy podczas projektów cyfrowej transformacji? Czego powinny oczekiwać obie strony współpracy?
Najczęstszym problemem jest to, że gdy klient decyduje się zakupić u nas daną usługę, to wydaje mu się, że niespodziewanie wszystko natychmiast zadziała. Oczekują, że cała odpowiedzialność spoczywa na dostawcy IT. Kluczowym elementem sukcesu każdego projektu informatycznego czy transformacji cyfrowej jest zaangażowany klient, który ma świadomość swoich celów i jest gotów na wprowadzenie zmian w swojej firmie. Moje doświadczenie pokazuje, że każdy udany projekt miał silnego reprezentanta ze strony klienta, który czuł się właścicielem przedsięwzięcia i aktywnie w nim uczestniczył. Taka osoba potrafiła prowadzić otwartą dyskusję na temat sposobu realizacji transformacji. Czego więc klient może oczekiwać od partnera? Przede wszystkim, partner powinien posiadać głęboką wiedzę z zakresu technologii oraz rozumieć ogólne procesy biznesowe. Nie można oczekiwać tego, że partner będzie z góry znał cele klienta. Dostawca IT może wnosić wiele cennych pomysłów w kontekście projektu, ale to klient musi umieć zdefiniować, co oznacza dla niego sukces projektu. Od partnera oczekuje się przede wszystkim dobrej współpracy, zaangażowania oraz zdolności podejmowania decyzji. Procesy transformacyjne są złożone, a ich skuteczność zależy od aktywnego uczestnictwa klienta.
Jaką postawę powinna prezentować organizacja, która chce pomyślnie przejść przez cały proces cyfrowej transformacji? Czy musi ona postawić sobie określone cele?
Organizacja powinna jasno określić swoje priorytety i cele, jakie chce osiągnąć w procesie cyfrowej transformacji. Posiadanie wyznaczonych celów umożliwi łatwiejsze monitorowanie postępów i ocenę, czy projekt zmierza w odpowiednim kierunku.
Przykładem udanej transformacji jest decyzja jednej z głównych polskich instytucji bankowych, która umieściła swoją zabytkową placówkę w metawersie, czyli wirtualnym, trójwymiarowym świecie. Tym zabiegiem instytucja miała zamiar pokazać, że ich oferta jest również przeznaczona do młodszej grupy odbiorców. Bank przełamał stereotyp bycia kojarzonym głównie ze starszą klientelą. Miało to także na celu pokazać, że bank jest zorientowany na nowoczesność.
Skuteczna cyfrowa transformacja polega zatem na postawieniu sobie celu i konsekwentnym dążeniu do jego osiągnięcia. Transformacja nie tylko zmieniła wizerunek organizacji, ale także wpłynęła na jej postrzeganie, zwłaszcza wśród młodszych grup społecznych.
