Outsourcing to akronim pochodzący od słów „outside resource using” oznacza więc korzystanie z zewnętrznych zasobów i usług. Głównym celem outsourcingu jest maksymalizacja zysków przy jednoczesnej minimalizacji własnego, wewnętrznego wkładu. W jakim zakresie takie działania mogą wesprzeć naszą organizację? Możliwości są wręcz nieograniczone – każdy z działów lub projektów w naszej firmie może być obsługiwany przez outsourcera. Dzięki takiemu rozwiązaniu firma może w znacznym stopniu poprawić swoją pozycję rynkową – zarówno na poziomie funkcjonalnym, jak i strategicznym.
W pierwszej kolejności warto jednak dokładnie zbadać swoje zapotrzebowanie, wyznaczyć obszary, w które zaangażujemy zewnętrznego usługodawcę oraz określić zadania, jakie mu powierzymy. W procesie decyzji o podjęciu współpracy z partnerem świadczącym takie usługi, ważne jest również wybranie konkretnego modelu, a tych jest wiele – offshoring, body leasing, nearshoring… Lista jest długa, ale charakterystyka każdego z typów, wbrew pozorom, bardzo prosta. My skupimy się dzisiaj na omówieniu trzech, które odpowiednio dobrane mogą przynieść Twojej organizacji wiele korzyści.
Offshoring
To model outsourcingu IT, w którym delegowane zewnętrznie działania zostają przeniesione do innego kraju. Współpraca nawiązywana jest często pomiędzy organizacjami działającymi na terenie różnych kontynentów. Lokalizacja geograficzna ma tu więc marginalne znaczenie.
Decydując się na offshoring, musimy zadbać o odpowiednie warunki komunikacyjne. Wyjątkowo istotne jest tutaj silne połączenie internetowe zapewnione w każdym z urządzeń, eliminujące zakłócenia podczas rozmów zdalnych. W przypadku tego typu współpracy warto również, od początku wdrażania takiego rozwiązania, mieć na uwadze ewentualne różnice
w strefach czasowych, czy bariery językowe – powodzenie działania takiego modelu jest ściśle zależne od naszego przygotowania do jego implementacji.
Korzyści:
- dostęp do wyspecjalizowanej kadry ekspertów sprawia, że proces rozwoju organizacji jest szybszy i bardziej efektywny
- oszczędność kosztów operacyjnych oraz utrzymania pracowników
- możliwość znalezienia nowego, lukratywnego rynku lokalnego.
Zagrożenia:
- występowanie barier językowej oraz kulturowej może mieć negatywny wpływ na komunikację oraz proces ustalania wspólnych celów
- duża odległość geograficzna oraz różne strefy czasowe nie sprzyjają komunikacji oraz utrudniają kontakty bezpośrednie
- ryzyko utraty własności intelektualnej (wyciek danych, przejęcie ważnych informacji przez zagraniczne firmy).
Nearshoring
Nearshoring to obecnie jeden z najpopularniejszych modelów outsourcingu. Jak podpowiada nam jego nazwa, polega na nawiązywaniu współpracy z partnerami działającymi w stosunkowo bliskiej lokalizacji (przykład: firma z Polski decyduje się na współpracę z organizacją z Niemiec). Co niezwykle istotne, taki rodzaj współpracy w znacznym stopniu wyklucza pewne bariery dotyczące, m.in. różnic kulturowych, organizacji pracy czy uwarunkowań prawnych. Samo przebywanie w tych samych lub podobnych strefach czasowych, wpływa pozytywnie na możliwości komunikacyjne.
Korzyści:
- podobieństwa kulturowe oraz etyczne w sposobie komunikacji mają pozytywny wpływ na ustalanie celów i przebieg współpracy
- bliska lokalizacja geograficzna ułatwia organizację spotkań bezpośrednich
- oszczędność kosztów operacyjnych oraz utrzymania pracowników
- dostęp do wyspecjalizowanej kadry ekspertów sprawia, że proces rozwoju organizacji jest szybszy i bardziej efektywny.
Zagrożenia:
- występowanie dodatkowych kosztów związanych z procesem wprowadzania outsourcerów w wizję oraz misję organizacji
- wyciek wrażliwych danych biznesowych
- problemy komunikacyjne wynikające z bariery językowej.
Body leasing
Ten model nazywany jest często outsourcingiem specjalistów. Polega na udostępnianiu firmie pracowników na określony w kontrakcie czas. Takie rozwiązanie umożliwia uzyskanie niemal natychmiastowego wsparcia ze strony doświadczonej kadry. Tego typu współpraca przynosi organizacji oszczędności w wymiarze ekonomicznym oraz organizacyjnym. Pozwala uniknąć kosztów związanych z procesem rekrutacji, wdrożenia czy szkolenia nowego pracownika, jak również jego późniejszego utrzymania. Formę body leasingu dostosowuje się bezpośrednio do potrzeb firmy – może to być umowa wyłącznie z jednym specjalistą lub całym zespołem.
Korzyści:
- oszczędność kosztów operacyjnych oraz utrzymania pracowników
- dostęp do wyspecjalizowanej kadry ekspertów sprawia, że proces rozwoju organizacji jest szybszy i bardziej efektywny
- możliwość dopasowania eksperta/zespołu do konkretnych potrzeb i zakresu działania
- czas trwania kontraktu może trwać od kilku dni do kilku miesięcy – to daje szansę na uniknięcie umów obowiązujących długoterminowo.
Zagrożenia:
- wymóg ciągłego wdrażania nowych partnerów w misję i wizję firmy
- brak zrozumienia dla celów i wartości organizacji ze strony outsourcerów
- zespół/specjalista zajęty innymi projektami może nie być wystarczająco dostępny i responsywny.
Jak zadbać o bezpieczeństwo w czasie outsourcingu
Jeżeli chcemy w pełni wykorzystać potencjał oraz możliwości, jakie niesie ze sobą outsourcing, powinniśmy pamiętać o najważniejszym aspekcie przyszłej współpracy, jakim jest bezpieczeństwo naszej firmy. Naszym priorytetem w procesie przygotowania do rozpoczęcia współpracy outsourcingowej powinien być wybór zaufanego partnera IT. Odpowiedni dostawca, dzięki swojemu doświadczeniu, będzie w stanie zapewnić naszej firmie najwyższą jakość usług oraz zagwarantować bezpieczeństwo danym. Jednocześnie powinien posiadać wiedzę i środki, aby zapobiegać wszystkim potencjalnym zagrożeniom. Zaniedbanie tak istotnego aspektu, jakim jest bezpieczeństwo, może prowadzić m.in. do wycieku danych, narażenia na cyberataki, a co za tym idzie na utratę reputacji czy znaczne spowolnienie naszych działań na rynku. Warto zadbać o bezpieczeństwo współpracy z partnerem IT oraz zapoznać się ze standardami bezpieczeństwa w outsourcingu.
Podsumowanie
Każdy z wymienionych modeli outsourcingu może przynieść Twojej organizacji wiele wymiernych korzyści. Kluczem do sukcesu takiego rozwiązania jest jednak jego odpowiedni dobór oraz rzetelnie przeprowadzony proces wdrożenia. W pierwszym kroku warto przeanalizować swoje potrzeby oraz wyznaczyć obszary, w których takie działania mogą być dla nas pomocne. Dzięki temu możemy osiągnąć dużą oszczędność kosztów, a wykwalifikowani specjaliści przyczynią się do szybkiego i efektywnego rozwoju naszej firmy.
