Nowe zadania nawarstwiają się na liście rzeczy do zrobienia, deadline’y pozostają nieubłagane, a na karku czujemy oddech kolejnego dużego projektu – a przecież niedawno obiecywaliśmy sobie, że zaczniemy się do niego przygotowywać z wyprzedzeniem! W tym momencie dopadają nas kolejne objawy: mamy urwanie głowy i nie wiemy, w co włożyć ręce. Oznacza to, że najprawdopodobniej cierpimy na problemy z organizacją pracy.
Niezależnie, czy chodzi o zadania w firmie, realizację codziennych obowiązków czy prywatnych celów – pomimo chęci oraz niewyczerpanych pokładów kreatywności, czasem po prostu nie jesteśmy w stanie poradzić sobie ze wszystkim. Mamy wrażenie, że panujemy nad sytuacją – w końcu nasz plan działania wygląda jak ściana w pokoju prywatnego detektywa. Wystarczy tylko jedno potknięcie i lądujemy pod stosem niedokończonych zadań, a dobre pomysły do zrealizowania, widząc naszą niedyspozycję, muszą się z nami pożegnać. Głównym przeciwnikiem w staraniach o wysoką produktywność jest najczęściej zła lub niewłaściwa organizacja pracy. To ona podkłada nam nogi, kusi zbyt długimi przerwami lub wpływa na percepcję czasu. Nie jest to jednak walka skazana na porażkę – wystarczy w końcu powiedzieć sobie dość! Sprawdźcie, jak poprawić swoją organizację w pracy – wcale nie musicie stawać na głowie, żeby się udało!
Co to jest organizacja pracy?
Organizacja pracy to szerokie pojęcie, dlatego słysząc, że powinniśmy ją poprawić, możemy rozłożyć ręce i zapytać: „No dobrze, ale od czego właściwie zacząć?”. Ogólnie mówiąc, organizacja pracy to system zasad, metod oraz wszelkiego rodzaju działań, które mają jeden główny cel – zoptymalizować naszą codzienną pracę oraz umożliwić nam osiąganie najlepszych możliwych efektów. Poprawa produktywności organizacji pracy ma równie duże znaczenie co posiadana wiedza, umiejętności oraz doświadczenie – dlatego nie powinniśmy zaniedbywać tego aspektu naszego codziennego funkcjonowania.
Samą organizację pracy możemy podzielić dodatkowo na dwie kluczowe strefy: organizację miejsca pracy oraz czasu pracy.
Organizacja miejsca pracy
Kwestia utrzymania porządku w miejscu pracy – a szczególnie na biurku, przy którym codziennie pracujemy – poruszała największe umysły świata nauki. Swego czasu stanowisko w tej sprawie przedstawił nawet Albert Einstein, pytając – “Jeżeli zabałaganione biurko jest oznaką zabałaganionego umysłu, to czego oznaką jest puste biurko?”. Chociaż cytat ten doskonale sprawdzi się w sytuacji, gdy w naszej biurowej przestrzeni panuje chwilowy nieporządek, to powinniśmy pamiętać, że nasze najbliższe otoczenie – zarówno w pracy, jak i w domu – ma duży wpływ na wydajność naszych działań. Jeżeli chcemy poprawić organizację swojej pracy, warto w pierwszej kolejności zadbać o dobrą organizację przestrzeni. Porządek na biurku, posegregowane dokumenty leżące na swoim miejscu oraz dobrze oznaczone pliki na dysku – wszystko to może w dużym stopniu przyczynić się do poprawienia naszej koncentracji, zmniejszenia ewentualnego stresu, a przede wszystkim – zwiększenia wydajności.
Organizacja czasu pracy
Drugim ważnym etapem poprawy organizacji pracy jest lepsza organizacja naszego czasu. Pomimo szczerych chęci, podjętych działań oraz ilości wypitej kawy – doby nie udało się jeszcze nikomu rozciągnąć – zawsze będzie miała jedynie 24 godziny. Chyba że w końcu uda nam się skolonizować Marsa, wtedy zyskamy do dyspozycji dodatkowe… 40 minut. Do tego momentu musimy mądrze gospodarować czasem, jaki posiadamy.
W czasach wiecznego pośpiechu, dążenia do samorealizacji oraz zadań do wykonania „na wczoraj”, konieczne jest dobre zarządzanie czasem. By poprawić swoją organizację pracy, warto zacząć od dokładnego i rozsądnego planowania celów i zadań. Wybranie oraz wdrożenie odpowiedniej dla naszego stylu pracy metody zarządzania czasem to jeszcze nie koniec – równie ważne jest regularne monitorowanie postępów oraz reagowanie, jeżeli nie wszystko działa jak należy.
Korzyści z poprawy organizacji pracy
Czy warto stale poprawiać swoją organizację pracy? Oczywiście! Efektem lepszego zarządzania czasem i obowiązkami będzie możliwość realizowania tych samych zadań z mniejszym nakładem siły i czasu lub wykonanie większej ilość zadań przy tym samym nakładzie środków.
Poprawa organizacji pracy zwiększy naszą produktywność oraz szanse na osiągnięcie lepszych wyników, a co za tym idzie – wpłynie na nasze zadowolenie z pracy oraz motywację do realizacji kolejnych celów. Lepsza organizacja pracy to także większe szanse na uniknięcie znalezienia się w stresującej sytuacji oraz uniknięcie działania pod presją, które może negatywnie przekładać się na efekty końcowe naszych działań.
Czym charakteryzuje się efektywna organizacja pracy?
Jeżeli naszym celem jest lepsza organizacja pracy, powinniśmy skupić się na:
- Wyznaczeniu celu – w pierwszej kolejności należy określić konkretny cel, jaki mamy do osiągnięcia.
- Planowaniu – aby osiągnąć wyznaczony cel, będziemy musieli zrealizować odpowiednie działania oraz określić, w jakim realnym terminie możemy je zakończyć.
- Podejmowaniu decyzji – niezwykle ważne jest ustalanie priorytetów oraz wydzielanie czasu potrzebnego na wykonanie poszczególnych zadań w ramach celu.
- Monitorowaniu – gdy uda nam się wyznaczyć cel, przygotować plan oraz zagospodarować czas i siły, powinniśmy skupić się na monitorowaniu postępów i skuteczności wybranej strategii.
Co wpływa negatywnie na organizację pracy?
Negatywny wpływ na jakość naszej organizacji pracy mają przede wszystkim czynniki zewnętrzne, które w mniejszym lub większym stopniu mogą nas rozpraszać. Wśród nich można wymienić nieporządek w miejscu pracy lub na komputerze bądź nawet złe oświetlenie naszego biurka. Utrudnieniem w realizacji zadań będzie także hałas lub zmęczenie. Do czynników wpływających negatywnie na naszą produktywność można zaliczyć również te wynikające z wewnętrznego zarządzania firmą – na drodze do efektywnego realizowania zadań może stanąć nam brak odpowiednich narzędzi, niewystarczająca komunikacja wewnętrzna, problematyczny przełożony, błędne procedury czy złe relacje ze współpracownikami. Na niektóre z tych elementów nie mamy w zasadzie żadnego wpływu, a zniwelowanie innych może okazać się czasochłonne. Dlatego warto skupić się na tych czynnikach, których oddziaływanie możemy zmniejszyć lub całkiem wyeliminować. Na naszą wydajność mają wpływ zbyt długie lub zbyt częste przerwy, przeglądanie mediów społecznościowych czy poddawanie się innym rozpraszaczom.
Jeżeli zależy nam na lepszej organizacji pracy, powinniśmy określić, które negatywne czynniki najbardziej oddziałują na przebieg naszej pracy, a następnie, w miarę możliwości, spróbować je zniwelować.
Jak poprawić organizację pracy? – kilka wskazówek
Pora na konkrety. W jaki sposób możemy poprawić swoją organizację pracy? Oto kilka rad i wskazówek, które pomogą nam w zwiększeniu produktywności i efektywności naszych działań.
- Wyznaczaj cele do realizacji – w określaniu celów warto kierować się koncepcją SMART (cele powinny być: konkretne, mierzalne, osiągalne, realistyczne oraz możliwe do określenia w czasie).
- Określ czas niezbędny do realizacji zadań – uwzględniając w planie kolejne zadania i działania, pamiętaj o właściwym gospodarowaniu dostępnym czasem. Zbyt krótki czas przeznaczony na zadania sprawi, że wykonamy zadanie w pośpiechu, zaś zbyt długi – że zmarnujemy cenne minuty, które moglibyśmy znacznie lepiej wykorzystać.
- Twórz harmonogram działań i priorytetyzuj zadania – ustalanie priorytetów i usystematyzowanie listy zadań pozwoli nam lepiej organizować nasz czas pracy.
- Nie rozpraszaj się – ta rada dotyczy zarówno dodatkowych celów, jak i wszelkiego rodzaju rozpraszaczy w postaci zerkania na media społecznościowe czy ciągłego sprawdzania prywatnej poczty.
- Stale monitoruj postępy i efekty swojej pracy – nawet najlepiej przygotowany plan i precyzyjne rozporządzanie czasem nie zwalnia nas z trzymania ręki na pulsie. Sprawdzaj od czasu do czasu, czy przygotowany harmonogram pozwala nam realizować zadania w optymalnym czasie.
- Nie daj się zdekoncentrować przez czynniki zewnętrzne – na niektóre rzeczy nie mamy wpływu. Jeżeli realizację naszego planu zakłóci opóźnienie ze strony współpracownika, nieoczekiwane spotkanie lub awaria komputera – zachowajmy spokój i nie dajmy się poddać stresowi. W końcu nie mieliśmy na to nawet najmniejszego wpływu.
- Nie odkładaj zadań na później – co masz zrobić jutro, zrób pojutrze, wtedy będziesz miał dwa dni wolnego. Kusi? A nie powinno. Jeżeli jakieś zadanie czeka na realizację, powinniśmy je zrobić w najbliższym możliwym czasie – nawet jeżeli mamy w zapasie trochę czasu i możemy pozwolić sobie na nieco więcej swobody. Jutro rano możemy niespodziewanie dostać kolejne duże zadanie do zrobienia.
Podsumowanie
Lepsza organizacja pracy jest w zasięgu każdego z nas. Wystarczy wziąć głęboki oddech, zrobić krok w tył i przeanalizować swoje dotychczasowe przyzwyczajenia i metody działania. Zapewne nawet osoby doskonale zorganizowane będą mogły znaleźć elementy warte dopracowania. Poprawa organizacji pracy nie wymaga od nas dużych przedsięwzięć – jeżeli sam wzrost produktywności i efektywności potraktujemy jako cel, możemy dążyć do jego osiągnięcia małymi krokami. Obranie takiego celu już będzie początkiem zmiany na lepsze! Natomiast czytając ten artykuł, wykonaliście kolejny krok. Teraz wystarczy tylko wziąć się za planowanie!
