1. Kim jesteśmy i kogo dotyczy ten dokument?
Administratorem Twoich danych jest firma Britenet Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie (ul. Aleje Jerozolimskie 44, 00-024 Warszawa, NIP: 951-219-77-37, REGON: 140727009, KRS: 0000264919).
Zasady te dotyczą każdego, kto korzysta z naszych serwisów internetowych (głównie strony britenet.eu), kontaktuje się z nami, bierze udział w organizowanych przez nas konkursach i wydarzeniach lub aplikuje do nas do pracy.
2. Mały słowniczek, czyli jak rozumiemy pojęcia
- Dane osobowe: To każda informacja, która pozwala Cię bezpośrednio lub pośrednio rozpoznać – np. Twoje imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, wizerunek podczas rekrutacji wideo czy nawet numer IP urządzenia, z którego przeglądasz naszą stronę.
- RODO: Ogólne rozporządzenie o ochronie danych, które nakłada na nas obowiązek rzetelnego i przejrzystego dbania o Twoją prywatność.
- Użytkownik (czyli Ty): Każdy kandydat do pracy, uczestnik wydarzenia, klient lub po prostu osoba odwiedzająca naszą stronę internetową.
- Specjalista: Kandydat do pracy, którego profil zawodowy i umiejętności IT oferujemy naszym partnerom biznesowym.
3. Czy podanie danych jest obowiązkowe?
Zgłoszenie danych jest zawsze w pełni dobrowolne, ale bardzo często niezbędne, byśmy mogli podjąć działania na Twoje żądanie. Bez podania adresu e-mail czy telefonu nie odpowiemy na Twoje pytanie, nie przeprowadzimy procesu rekrutacji ani nie podpiszemy z Tobą umowy. Jeśli jednak nie chcesz zgadzać się na marketing czy udział w przyszłych rekrutacjach – masz do tego pełne prawo i nie spotkają Cię z tego powodu żadne konsekwencje.
4. Po co nam Twoje dane i na jakiej podstawie z nich korzystamy?
Twoich danych używamy tylko wtedy, kiedy mamy do tego jasny, konkretny i legalny powód:
- Kiedy piszesz do nas przez formularz kontaktowy, przetwarzamy Twoje dane na podstawie Twojej zgody, aby sprawnie udzielić Ci odpowiedzi.
- Gdy analizujemy Twoją kandydaturę w procesie rekrutacji, opieramy się na informacjach z Twojego CV, aby ocenić Twoje umiejętności.
- Jeśli spotykamy się online, widzimy Twój wizerunek. W uzasadnionych przypadkach – wyłącznie w celu weryfikacji tożsamości i ochrony procesu rekrutacyjnego przed nadużyciami – możemy utrwalić Twój wizerunek na czas trwania rekrutacji. Działamy tu na podstawie przepisów prawa, w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy oraz w ramach naszego prawnie uzasadnionego interesu jakim jest zapewnienie bezpieczeństwa.
- Aby zaprosić Cię do przyszłych rekrutacji, prosimy Cię o dodatkową zgodę. Dzięki niej możemy zachować Twoje dokumenty w bazie i odezwać się do Ciebie, gdy w przyszłości pojawi się u nas nowy, ciekawy projekt IT.
- Jeśli zostaniesz polecony do pracy przez znajomego, zawsze upewniamy się najpierw, czy dołączyłeś tam swoją zgodę na rekrutację. Jeśli tak, bierzemy Twój profil pod uwagę.
- Podczas przygotowywania i realizacji umów korzystamy z danych naszych klientów, partnerów i specjalistów, co pozwala nam na bezproblemową i zgodną z prawem realizację kontraktów.
- Kiedy odwiedzasz nasze biura stacjonarnie, Twój wizerunek może zostać zarejestrowany przez system monitoringu wizyjnego (CCTV). Nagrania te przetwarzamy wyłącznie w celu zapewnienia bezpieczeństwa naszych pracowników, gości oraz ochrony mienia, co stanowi nasz prawnie uzasadniony interes.
- Gdy realizujemy nasz prawnie uzasadniony interes, korzystamy z danych, aby bronić się przed ewentualnymi roszczeniami, dbać o bezpieczeństwo naszej infrastruktury IT oraz prowadzić marketing własnych usług.
5. Kto oprócz nas ma dostęp do Twoich danych?
Nigdy nie handlujemy Twoimi danymi. Aby jednak prowadzić firmę i rekrutację na najwyższym poziomie, współpracujemy z zaufanymi podmiotami. Twoje dane mogą być przekazywane:
- Naszym pracownikom i bliskim współpracownikom,
- Kontrahentom Britenet, dla których szukamy specjalistów i z którymi realizujemy projekty biznesowe,
- Firmom dostarczającym nam narzędzia marketingowe i analityczne,
- Spółkom powiązanym z nami kapitałowo,
- Profesjonalnym podmiotom doradczym (prawnikom, księgowym, audytorom),
- Firmom kurierskim, pocztowym oraz operatorom płatności.
Czasami nasze usługi lub projekty są realizowane we współpracy z podmiotami działającymi poza obszarem Unii Europejskiej. W takich wypadkach zawsze dbamy o najwyższy standard ochrony – podpisujemy specjalne umowy o zachowaniu poufności oraz stosujemy Standardowe Klauzule Umowne akceptowane przez UE. Nie przekazujemy danych organizacjom międzynarodowym.
6. Jak długo przechowujemy Twoje dane?
Zasada jest prosta: przetwarzamy dane tylko przez czas, jaki jest realnie potrzebny do osiągnięcia celu:
- Jeśli zebraliśmy Twoje dane na podstawie zgody (np. na marketing czy przyszłe rekrutacje), przechowujemy je do momentu, w którym wycofasz swoją zgodę lub kiedy uznamy, że mocno się zdezaktualizowały.
- Dane z bieżącej rekrutacji przetwarzamy wyłącznie przez czas trwania naboru i analizy zgłoszeń na konkretne stanowisko.
- Informacje związane z umowami handlowymi i współpracą przechowujemy przez cały czas trwania umowy, a po jej zakończeniu przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń oraz czas wymagany przepisami prawa (np. przepisami podatkowymi).
7. Twoje prawa, czyli jak rządzisz swoimi danymi
W każdym momencie możesz zdecydować, co dzieje się z Twoimi informacjami. Przysługuje Ci:
- Masz prawo dostępu do swoich danych, co oznacza, że możesz poprosić o informację, jakie dane o Tobie mamy, i otrzymać ich kopię (pierwsza kopia jest bezpłatna, kolejne mogą wiązać się z niewielką opłatą administracyjną).
- Przysługuje Ci prawo do sprostowania, więc jeśli zmienisz numer, nazwisko lub zauważysz błąd – od razu poprawimy nieaktualne informacje.
- Możesz skorzystać z prawa do usunięcia danych („bycia zapomnianym”) i zażądać ich skasowania, jeśli nie ma już podstaw do ich przetwarzania.
- Masz prawo do ograniczenia przetwarzania, co pozwala Ci poprosić nas o czasowe „zamrożenie” operacji na Twoich danych.
- Przysługuje Ci prawo do przenoszenia danych, czyli możesz zażądać przesłania swoich informacji do innego podmiotu lub bezpośrednio do Ciebie w wygodnym, cyfrowym formacie.
- Masz prawo do sprzeciwu i możesz w dowolnej chwili powiedzieć „stop”, jeśli przetwarzamy Twoje dane na podstawie naszego uzasadnionego interesu (np. w celach marketingowych).
- Możesz w dowolnym momencie wycofać udzieloną wcześniej zgodę, co jednak nie wpłynie na legalność działań, które podjęliśmy przed Twoją decyzją.
Na każdy Twój wniosek odpowiemy najszybciej jak to możliwe, maksymalnie w ciągu miesiąca. W wyjątkowych, bardzo skomplikowanych przypadkach możemy przedłużyć ten termin o kolejne dwa miesiące, ale o wszystkim Cię uprzedzimy. Jeśli uznasz, że działamy niezgodnie z przepisami, masz również prawo złożyć oficjalną skargę do Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).
8. Jak dbamy o bezpieczeństwo Twoich danych?
Twoje dane są u nas w pełni bezpieczne. Stosujemy zaawansowane środki techniczne i organizacyjne. Połączenia z naszą stroną są szyfrowane za pomocą protokołu HTTPS (wykorzystujemy silny 2048-bitowy klucz szyfrujący RSA). W uzasadnionych przypadkach stosujemy techniki takie jak anonimizacja czy pseudonimizacja. Naszą sieć chronią zaawansowane zapory sieciowe (firewalle), licencjonowane programy antywirusowe oraz kontrolowane dostępy przez bezpieczne połączenia VPN. Fizyczny dostęp do budynków i serwerów jest ściśle nadzorowany za pomocą kart dostępowych i systemów alarmowych, a dostęp do samych baz danych ma wyłącznie niezbędna liczba uprawnionych i przeszkolonych pracowników.
Nasze procesy wspomagamy rozwiązaniami opartymi na sztucznej inteligencji (AI). Dbając o najwyższe standardy prywatności, korzystamy wyłącznie z własnych modeli AI utrzymywanych na naszej lokalnej infrastrukturze serwerowej w Polsce. Twoje dane nie są udostępniane zewnętrznym dostawcom technologii. Narzędzia te pełnią funkcję pomocniczą – nie służą do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, a ostateczna weryfikacja zawsze należy do człowieka.
9. Ciasteczka (cookies) i nowoczesny marketing
Gdy przeglądasz naszą stronę, w pamięci Twojego urządzenia zapisują się małe pliki tekstowe – tzw. ciasteczka. Pomagają one stronie działać prawidłowo, zbierają statystyki (np. adres IP czy czas spędzony w witrynie) oraz ułatwiają nam personalizowanie treści reklamowych.
Aby lepiej dopasować treści na naszej stronie do Twoich potrzeb, korzystamy z systemów wspierających marketing. Narzędzie to używa plików cookies, które pomagają nam analizować, w jaki sposób korzystasz z serwisu.
Chcemy dostarczać Ci tylko takie treści, które naprawdę Cię interesują. Dlatego w naszych wysyłkach marketingowych (np. newsletterach) sprawdzamy statystyki otwarć i kliknięć w linki. Pozwala nam to stale ulepszać naszą komunikację (podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes). Jeśli nie chcesz otrzymywać od nas wiadomości, w każdej chwili możesz zrezygnować, klikając link wypisu na dole każdego e-maila.
Pamiętaj, że ciasteczka analityczne i marketingowe instalujemy na Twoim urządzeniu wyłącznie za Twoją uprzednią, dobrowolną zgodą. W każdej chwili możesz zarządzać swoimi preferencjami w panelu ustawień cookies („Cookie settings”) na dole naszej strony.
10. Aktualizacje dokumentu i kontakt z nami
Prawo i technologie ciągle się rozwijają, dlatego ten dokument może od czasu do czasu ulegać drobnym zmianom. O każdej nowej wersji poinformujemy Cię, publikując ją pod adresem: britenet.eu/pl/polityka-prywatnosci/.
Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące ochrony prywatności, śmiało napisz do naszego Inspektora Ochrony Danych (IOD) na adres e-mail: [email protected].